5 Lições de Contabilidade para Agências de Marketing Manterem a Lucratividade

A criatividade pode até abrir portas, mas é a contabilidade que garante que elas continuem abertas. Agências de marketing, publicidade e comunicação vivem no ritmo da inovação, ideias surgem rápido, campanhas mudam de direção em dias e os clientes esperam resultados imediatos. Nesse cenário dinâmico, muitos gestores acabam deixando a gestão financeira em segundo plano, até perceberem que o caixa não fecha no fim do mês.

A verdade é que a contabilidade para agências de marketing vai muito além de cumprir obrigações fiscais. Quando bem aplicada, ela se torna uma ferramenta estratégica capaz de proteger margens, evitar prejuízos e orientar decisões de crescimento.

Com base em sua experiência de mais de 40 anos atendendo empresas criativas, a Equilibrium Contábil reuniu cinco lições fundamentais para agências que desejam manter a lucratividade e crescer com segurança.

1. Tenha um orçamento por projeto: precificar é planejar

O primeiro passo para uma agência lucrativa é entender que precificar corretamente é uma forma de estratégia, não de intuição.

Cada job, campanha ou contrato deve ter um orçamento que reflita todos os custos envolvidos e não apenas o tempo da equipe criativa.

Isso inclui:

• Encargos trabalhistas e pró-labore dos sócios.
• Custos de freelancers (com tributos e encargos sobre RPA).
• Impostos incidentes sobre o serviço (como o ISS).
• Custos indiretos: softwares, estrutura física e administrativos.

Muitas agências se iludem com a ideia de “grandes jobs” e acabam operando no vermelho por não considerar impostos e encargos de prestadores externos.

O ideal é usar relatórios contábeis como a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e calcular a margem de contribuição de cada cliente. Assim, você identifica quais serviços realmente dão lucro e quais só ocupam a agenda.

Lição: o preço deve refletir o valor do serviço e o custo real de entregá-lo.

2. Cuide do fluxo de caixa: estabilidade é poder de decisão

Agências vivem de ciclos. Há meses de alta demanda e outros mais tranquilos. Além disso, muitos contratos preveem prazos de pagamento longos, o que pode desorganizar o caixa.

O segredo é separar fluxo de caixa de faturamento. Receber não significa ter dinheiro disponível. É preciso projetar entradas e saídas futuras, montar reservas e garantir que a operação siga funcionando mesmo enquanto o cliente ainda não pagou.

Um fluxo de caixa bem estruturado deve incluir:

• Planejamento de contas a pagar e a receber (com projeção mínima de 3 meses).
• Reserva de emergência para honrar compromissos em períodos de baixa.
• Análise de sazonalidade, especialmente para agências que dependem de lançamentos, eventos ou campanhas sazonais.

Com o suporte de uma contabilidade consultiva, é possível transformar essas informações em relatórios visuais e previsões realistas, algo essencial para quem precisa decidir se pode contratar, investir ou ampliar equipe.

Lição: fluxo de caixa é o mapa que garante que o negócio criativo continue girando sem surpresas.

3. Revise o regime tributário: Simples Nacional nem sempre é tão simples

Grande parte das agências começa no Simples Nacional, mas à medida que crescem, essa escolha pode deixar de ser vantajosa. Dependendo da margem de lucro, migrar para o Lucro Presumido pode reduzir significativamente a carga tributária.

Um exemplo prático:

Se a sua agência tem uma margem líquida superior a 20%, pode ser que no Lucro Presumido você pague menos impostos do que no Simples, principalmente considerando as faixas de ISS e os percentuais de PIS e COFINS.

A análise do enquadramento tributário deve ser feita periodicamente, com base em:

• Volume de faturamento e custos operacionais.
• Percentual de lucro líquido.
• Composição societária e tipo de serviço prestado.

A Equilibrium Contábil realiza simulações de regimes tributários, considerando cenários de curto e médio prazo. Assim, sua agência pode tomar decisões tributárias com segurança, sem pagar imposto a mais nem correr riscos fiscais.

Lição: a escolha do regime tributário certo pode representar a diferença entre lucrar 10% ou 20%.

4. Controle os freelancers: menos riscos e mais conformidade

O modelo de trabalho das agências envolve equipes híbridas e colaborações com freelancers, designers, redatores e videomakers. Essa flexibilidade é ótima, mas também traz responsabilidades fiscais e trabalhistas.

É comum que agências cometam erros ao pagar profissionais autônomos via RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo) sem considerar a retenção obrigatória de impostos como:

• INSS (geralmente 11%)
• IRRF (variável conforme o valor pago)
• ISS (dependendo do município e da natureza do serviço)

O descuido com essas retenções pode gerar multas e autuações fiscais. Outro erro recorrente é confundir vínculos de trabalho, o que pode resultar em passivos trabalhistas caso o freelancer seja caracterizado como empregado.

A solução é simples: ter uma contabilidade que oriente e organize esse processo. A Equilibrium Contábil ajuda a definir políticas de contratação, conferir documentos e estruturar o pagamento correto a cada tipo de prestador, garantindo conformidade e segurança jurídica.

Lição: o controle dos terceiros protege a agência e fortalece a reputação do negócio.

5. Use a contabilidade consultiva como bússola estratégica

O papel da contabilidade moderna é transformar dados financeiros em decisões inteligentes. Em vez de olhar apenas para o passado (balanços e impostos), a contabilidade consultiva permite enxergar tendências, comparar períodos e projetar resultados.

Para uma agência de marketing, isso significa:

• Identificar clientes mais lucrativos e serviços de maior margem.
• Acompanhar indicadores-chave, como custo de aquisição de cliente (CAC), retorno sobre investimento (ROI) e margem líquida.
• Avaliar decisões estratégicas, como contratar, terceirizar ou ajustar preços.

Essas análises são discutidas em reuniões consultivas periódicas, nas quais o contador atua como um verdadeiro parceiro de negócio.

A Equilibrium Contábil oferece esse tipo de acompanhamento para diversas agências, auxiliando gestores a interpretar relatórios e definir caminhos mais seguros de crescimento.

Lição: a contabilidade não é um registro de passado, é uma ferramenta de futuro.

Criatividade é essencial, mas lucro é o combustível

Uma agência criativa e financeiramente saudável consegue dizer “sim” a boas oportunidades e “não” aos projetos que não valem a pena. Com organização contábil, previsibilidade e orientação especializada, o time ganha liberdade para focar no que faz melhor: criar, comunicar e crescer.

A Equilibrium Contábil é parceira de diversas agências de marketing e comunicação em Curitiba, oferecendo soluções completas de gestão contábil, fiscal e consultiva, com foco em lucratividade, transparência e estratégia.

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